Kwartiermaken wordt vaak vergeleken met projectmanagement. Maar is dit hetzelfde? In de praktijk blijkt dat wanneer je een projectmanager op een kwartiermakersopdracht zet, dit desastreuze gevolgen kan hebben. Dit heeft te maken met de specifieke eigenschappen van een kwartiermakersopdracht, die een andere aanpak noodzakelijk maakt. In dit blog leggen we uit waarom dat is en wat de verschillen zijn.

Om duidelijk te maken waarin het werk van een kwartiermaker verschilt van een projectmanager gaan we eerst in op de verschillende aanpakken van respectievelijk een projectmanager en een kwartiermaker.

Aanpak projectmanager

Een projectmanager werkt meestal vanuit een bestaande organisatie waarin al een bepaald kader voor het project is opgezet. Er is een duidelijke opdracht of taak en een beoogd resultaat. Er zijn richtlijnen voor personeel, financiën en planning. Alhoewel hier altijd vanaf kan worden geweken in de uitvoering. De werkzaamheden van een projectleider vinden plaats op een bestaande locatie. Er zijn voorzieningen waar hij of zij gebruik van kan maken en er is een ondersteunende staf (secretariaat, administratie, personeelszaken). Dankzij deze omstandigheden werkt het bij projectmanagement goed om vooraf een plan van aanpak te maken en dit te volgen. Projectmanagers hebben vaak een specifieke structuur of methode (Prince2) die zij gebruiken en die het project succesvol maakt.

Aanpak kwartiermaker

Kwartiermakers worden ingezet op opdrachten met meer onzekerheden en onduidelijkheden dan de opdrachten waar projectmanagers voor worden gevraagd. De noodzakelijke kaders die een projectmanager wel heeft ontbreken in een kwartiermakersopdracht. Deze kaders worden juist in een kwartiermakersfase opgesteld. De context van het project kan gedurende het project veranderen, waardoor kwartiermaken een dynamisch proces is. Deze dynamiek maakt dat de aanpak van de kwartiermaker anders is dan die van de projectmanager. Een kwartiermaker speelt meer in op nieuwe ontwikkelingen. Kwartiermaken is in die zin te vergelijken met een backpacker die zonder planning op reis gaat en gedurende zijn reis bepaalt waar hij heen gaat en waar hij slaapt, terwijl een projectmanager de vakantieganger is die een all-inclusive boekt en van tevoren al weet waar hij heen gaat, welke uitstapjes hij daar gaat maken en online de kaartjes voor musea of voorstellingen heeft gekocht. Bij een kwartiermakersopdracht kan iedere ontwikkeling een wending in het project betekenen. Hierdoor is de relatie met de opdrachtgever veel belangrijker dan in projectmanagement en moeten kwartiermakers continue verschillende opties kunnen afwegen. Omdat kwartiermakers niet werken vanuit een officiële hiërarchische positie in de organisatie, moeten zij goed contact met de verschillende betrokkenen hebben en inspirerend leiderschap inzetten.

Belangrijkste verschillen

Op basis van de verschillen in aanpak, vatten we hieronder de belangrijkste verschillen samen:

• Er is in een kwartiermakersopdracht sprake van meer onzekerheden.
  Waar een projectleider een concreet en gedetailleerd plan van aanpak maakt, werkt dat bij een kwartiermakersopdracht niet. Vaak moet er na een half jaar opnieuw een plan van aanpak worden opgesteld omdat te veel uitgangspunten of omgevingsfactoren zijn gewijzigd. Een kwartiermaker zal relatief meer op processen dan op resultaten sturen.
• Een kwartiermakersopdracht vraagt meer flexibiliteit dan bij projectmanagement.
  Een projectleider bewaakt zijn project door een strakke beheersing van de opdracht en de kaders. Die moeten stabiel blijven of gecontroleerd wijzigen. Dat werkt vaak niet in een kwartiermakersopdracht. Er beweegt te veel en te snel omdat helemaal te controleren. Bovendien is er vaak nog geen hiërarchische relatie waardoor veel actoren zich niet laten beperken door de wens van de projectleider tot gecontroleerde wijzigingen in de kaders. Kwartiermaken vergt namelijk een heel andere wijze van sturing en beheersing.
• De relatie met de opdrachtgever en andere betrokkenen is belangrijker bij kwartiermaken.
  Een projectleider heeft een heldere opdracht en kaders en zorgt daarbinnen dat het afgesproken resultaat, conform tijd, budget en kwaliteit, wordt opgeleverd. Overleg met de opdrachtgever is vooral over (wijzigingen in) de opdracht en de kaders nodig. Aan het einde van het project levert de projectleider zijn resultaat op aan de opdrachtgever.
  Bij een kwartiermakersopdracht communiceert de kwartiermaker veel breder en intensiever met de opdrachtgever, omdat de opdrachtgever mee moet groeien richting het uiteindelijke resultaat en omdat de positie van de opdrachtgever aan het begin van de opdracht vaak niet meer hetzelfde is aan wie het uiteindelijke resultaat wordt opgeleverd.
• Tijdens een kwartiermakersopdracht zet je inspirerend leiderschap in om de mensen mee te krijgen.
  Het resultaat van een kwartiermakersopdracht wordt voornamelijk bereikt door en met de (vrijwillige) samenwerking met anderen. Waar een projectleider medewerkers heeft die hij aanstuurt en waar hij een hiërarchische relatie mee heeft, is dat bij een kwartiermaker meestal niet. In de kwartiermakersfase is er vaak nog niets geformaliseerd (dat is de kwartiermaker juist aan het voorbereiden). Een kwartiermaker kan daardoor niet of nauwelijks een koers voor anderen afdwingen. Dat zal veel meer via enthousiasmeren en inspireren gaan. Een projectleider kan zich (of moet zich) als de ‘baas’ opstellen, een kwartiermaker juist niet of veel minder.

Meer achtergrondinformatie over kwartiermaken?

• Nanja Flikweert heeft in haar masteronderzoek specifieke aspecten van deze twee vakgebieden naast elkaar gezet. Je kunt haar masterthesis gratis downloaden.
• Ben je projectmanager of kwartiermaker en wil je meer leren over het vak kwartiermaken? Volg onze opleiding kwartiermaken
• Ben je kwartiermaker en op zoek naar een theoretisch kader? Bestel het handboek kwartiermaken.