Kwartiermakers zijn betrokken bij het verwezenlijken van een wens of idee van een opdrachtgever door iets geheel nieuws op te zetten. Een kwartiermaker wordt hiervoor tijdelijk ingeschakeld en zet een volledige structuur op tijdens de ‘kwartiermakersfase’, waarna een (project)manager het project voortzet. Kwartiermakers leveren door hun unieke kwaliteiten een belangrijke bijdrage aan onze snel veranderende samenleving (Voskes, et al., 2020). De vereisten van dit unieke vak brengen specifieke uitdagingen met zich mee.

Door de bijzondere omstandigheden waarin kwartiermakers opereren, gaat hun werk samen met grote onzekerheid. Kwartiermakers zijn tijdens het project tegelijkertijd adviseur, interim-manager, praktisch organisator en inhoudelijk expert en hebben daarin meestal geen formele hiërarchische verhouding ten opzichte van de andere betrokkenen. Het succes van hun werk is hierdoor sterk afhankelijk van de relatie met hun opdrachtgever. In het artikel De Kwartiermaker en de Coach (Voskes, 2020) bespraken we hoe coaches kwartiermakers hier concreet in kunnen ondersteunen. In dit derde artikel over kwartiermaken worden coaches (en andere geïnteresseerde professionals) uitgenodigd om uit die ondersteunende rol te stappen en zélf de stoute kwartiermakerschoenen aan te trekken. Dat is niet alleen leuk, het is ook noodzakelijk voor onze toekomstige samenleving.

Kwartiermaken is leuk!

Kwartiermakers zijn pioniers. Met plezier zetten zij compleet nieuwe structuren op binnen of buiten bestaande organisaties. Daarbij is er veel ruimte voor een creatieve denkwijze, innovatieve ideeën uit te werken en in te schatten wat er in de toekomst nodig is. Juist omdat de kaders van het project in de kwartiermakersfase nog niet vaststaan, zijn deze projecten een dynamische uitdaging, waarin de plannen constant (kunnen) veranderen. Een kwartiermaker speelt steeds in op de nieuwe stand van zaken. Het omgaan met deze onzekerheid binnen het project en ad-hoc oplossingen bedenken voor onvoorziene problemen maakt dit een enerverend vak. De verschillende rollen die de kwartiermaker vervult, bijvoorbeeld als adviseur, interim-manager en inhoudelijke expert, creëren een divers takenpakket; van het bepalen van beleid tot het bestellen van bureaustoelen, de kwartiermaker kan en doet het allemaal (Janssen, 2014). De menselijke factor komt hier als leuke uitdaging bij. Vooral de kwartiermaker die een team op een inspirerende manier weet te leiden zal tot een succesvol resultaat komen (Flikweert, 2015). Alle betrokken partijen met hun verschillende belangen moeten verleid worden tot een samenwerking, goede communicatie met het team en de opdrachtgever is daarbij essentieel. Dit maakt kwartiermaken echt mensenwerk.

Al met al hebben we het hier over meer dan slechts een werkvorm; kwartiermaken is een manier van kijken en acteren waarbij de kwartiermaker zich zeker leert te voelen in onzekerheid en alle losse eilandjes weet te verenigen in het proces. Kwartiermakers voelen zich betrokken bij de maatschappij, zijn op de toekomst gericht en willen iets goeds bijdragen. En juist daarom zijn zij precies waar wij allemaal behoefte aan hebben.

Kwartiermaken is noodzakelijk!

De huidige maatschappij kan vergeleken worden met een groot kwartiermakersproject. Plannen veranderen continu en we krijgen te maken met problemen die nog nooit eerder gezien zijn. Er zijn oplossingen nodig zoals we ze nu nog niet kennen. Er is maatschappelijke behoefte aan verbindende leiders die om kunnen gaan met de grote veranderingen in de samenleving en die flexibel in kunnen spelen op onvoorziene uitdagingen. Kwartiermakers zijn de pioniers die kunnen helpen deze toekomst te vormen.

Kijk als voorbeeld van zo’n structurele verandering naar de steeds luidere roep voor diversiteit en inclusie. Gericht op de toekomst is er behoefte aan acceptatie van mensen op basis van hun menszijn, niet op basis van de groep waar zij bij (gedacht worden te) horen. De consistente vervulling hiervan vraagt een kwartiermakersinzicht. Kwartiermakers zijn getraind om verder te kijken dan stereotyperingen. Voor het slagen van hun project brengen zij verschillende talenten samen in een succesvolle samenwerking. Zij hebben een interdisciplinaire visie en zien het individu als een onderdeel van het systeem. Niet alleen kunnen kwartiermakers diversiteit goed gebruiken in hun teams, zij dragen de mensgerichte visie uit waar veel mensen om vragen.

Of neem als onverwachte uitdaging de COVID-19-pandemie die momenteel de wereld in zijn greep houdt. De samenleving is in het afgelopen jaar veranderd op een manier die niemand had kunnen voorspellen; structuren voor het bestrijden van het virus moeten in korte tijd opgezet worden, er moeten oplossingen bedacht worden voor problemen in alle facetten van de samenleving en nog steeds is onzekerheid onze enige zekerheid. Juist voor kwartiermakers met hun pro-actieve instelling, die kunnen bouwen in onzekere omstandigheden en die kunnen leiden vanuit enthousiasme is dit een kans om de handen uit de mouwen te steken. Een kans die gedeeltelijk ook wordt aangegrepen. Door het ministerie van Justitie en Veiligheid werd bijvoorbeeld in 2020 een directie Evaluatie en Verantwoording COVID-19 aangesteld, en werd een kwartiermaker in de opstartfase ingezet (Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, 2020). Ook plaatste GGD Amsterdam een vacature voor een kwartiermaker voor het team preventie en voorlichting (Kwartiermaker (GGD), 2020).

Natuurlijk zijn er nog veel andere maatschappelijke vraagstukken waar kwartiermakers ons verder kunnen brengen. Denk aan klimaatverandering, digitalisering, huizenmarkt, plasticsoep, lerarentekort, vluchtelingenproblematiek en nog heel veel andere uitdagingen waar we als samenleving mee aan de slag moeten. Voorbeelden van initiatieven die hier al op inspelen zijn de projecten LeidenDonutCoalitie en de uitwerking van het construct van stichting Moedige Dialoog in Leiden Katwijk door kwartiermaker Gert-Jan Cornel (mede-oprichter van het Kwartiermakersgilde), waarmee een steentje wordt bijgedragen aan een eerlijke, sociale en financieel gezonde regio. Met de vraag om mensgerichtheid, inspirerend leiderschap en verbinding stijgt deze behoefte aan de inzet van kwartiermakers echter steeds. Dit vertaalt zich concreet naar de arbeidsmarkt en vrijwel dagelijks worden er vacatures online geplaatst voor kwartiermakers op projecten in verschillende aandachtsgebieden. Voor wie zijn al deze vacatures eigenlijk bedoeld?

Het profiel van de kwartiermaker

Die vraag is niet makkelijk te beantwoorden. De grote verscheidenheid in projecten, projectgebieden en samenwerkingspartners vraagt om kwartiermakers met verschillende interesses, inzichten en instellingen. Niet alleen de maatschappij heeft behoefte aan meer diversiteit, ook het vak van de kwartiermaker kan alleen maar beter worden met de aanwas van verschillende geslachten, achtergronden en expertises. Dat kwartiermaken toegankelijk is voor zowel mannelijke als vrouwelijke professionals blijkt. Onder respondenten van de verschillende onderzoeken die tot nu toe zijn gedaan was 30-50% van de kwartiermakers vrouw (Flikweert, 2015; Lievers, 2013; Schmidt, 2017; Voskes, 2018). Er bleek dat kwartiermakers opleidingen in verschillende niveaus en richtingen hadden, maar dat een universitaire opleiding daarin wel voordelen oplevert. Ook qua leeftijd variëren kwartiermakers, alhoewel blijkt dat meer ervaring in hun specifieke industrie zorgt voor grotere stressresistentie (Lievers, 2013).

Belangrijker nog dan deze demografische aspecten zijn de persoonlijkheid en de vaardigheden van de kwartiermaker. Kwartiermakers moeten qua persoonlijkheid flexibel, stressbestendig en sociaal zijn. Ze staan open voor nieuwe ervaringen en zijn onafhankelijke denkers. Ook zijn ze enthousiast, optimistisch, besluitvaardig en idealistisch (Janssen, 2014). Kwartiermakers houden van de afwisseling van korte projecten en hebben een brede interesse; ze vinden de aanpak van het project belangrijker dan de inhoud.

Eén van de belangrijkste vaardigheden als kwartiermaken is netwerken, omdat zij hiermee nieuwe baankansen vinden, informatie verzamelen en andere partijen bij projecten betrekken (Flikweert, 2015; Lievers, 2013). Verder nemen kwartiermakers een leidende rol in, vaak zonder een formele hiërarchische positie. Inspirerend leiderschap is voor hen een belangrijke vaardigheid, gecombineerd met goede communicatie- en onderhandelingsvaardigheden (Janssen, 2014; Voskes, 2018). Inhoudelijk komen kennis en kunde op het gebied van projectmanagement en financieel management van pas.

Zelf aan de slag als kwartiermaker

Voor alle toekomstige kwartiermakers is het goed om allereerst te kijken naar de kwaliteiten die je meebrengt die passen bij dit bijzondere vak. Ben jij de persoon en de professional voor dit werk? Misschien sluit je wel aan bij bovenstaand profiel of breng je iets geheel anders mee: net als bij het kwartiermaken zelf zijn de kaders niet vastomlijnd. In de praktijk blijkt dat enige fit met de functie fijn is, maar dat het ook goed bij kwartiermakers past om in het diepe te springen. Juist met een mensgerichte achtergrond, zoals in coaching, kan blijken dat alle andere puzzelstukjes daarna vanzelf op hun plek vallen. Waar dat niet zo is, kan er altijd doelgericht bijgeleerd worden. Zowel inhoudelijke vaardigheden, als de interpersoonlijke vaardigheden kunnen bijgeschaafd worden. Denk bijvoorbeeld aan onderwijs in financieel management, communicatietraining of ontwikkeling van de onderhandelingsvaardigheden. Uit onderzoek van Schmidt (2017) bleek dat zelfs tolerantie voor ambiguïteit, een eigenschap die kwartiermakers nodig hebben om om te gaan met de onzekerheid van hun projecten, verhoogd kan worden door het trainen van een actieve coping stijl en psychologisch kapitaal. Verder is er steeds meer inhoudelijke kennis specifiek voor kwartiermakers te vinden, bijvoorbeeld in het Handboek Kwartiermaken, op de website van het Kwartiermakersgilde en in wetenschappelijke onderzoeken. Momenteel wordt zelfs de eerste opleiding kwartiermaken ontwikkeld, waarbij zowel praktische kennis als onderzoek gebruikt wordt om bij te dragen aan de inhoudelijke voorbereiding voor kwartiermakers. Om ervaren kwartiermakers te blijven ondersteunen en expertise te ontwikkelen zijn er netwerk- en intervisiebijeenkomsten. Tot slot moet de kwartiermaker natuurlijk op zoek naar een project dat aanspreekt. Zoals eerder genoemd worden er vrijwel dagelijks advertenties voor kwartiermakers online gezet. Ook verkrijgen veel kwartiermakers nieuwe projecten via hun professionele netwerk (Lievers, 2013). Verder staan kwartiermakers soms zelf aan de basis van een ontwikkeling. Voor wie interesse heeft in dit unieke vak, zijn er dus genoeg kansen. Uiteindelijk zijn wij namelijk allemaal pioniers van onze toekomst. Kwartiermaken is daarin niet alleen noodzakelijk, maar ook gewoon leuk.

Auteursblok

Jorinde Voskes is trainer en adviseur met een master Sociale en Organisatiepsychologie van de Universiteit Leiden. Onder begeleiding van dr. Herman Steensma deed zij onderzoek naar onderhandelingsvaardigheden van kwartiermakers. In samenwerking met expertisecentrum en netwerkorganisatie het Kwartiermakersgilde schrijft zij artikelen en werkt zij mee aan de ontwikkeling van de opleiding kwartiermaken.

Bronnen

• Flikweert, J. A. (2015). Uniqueness of Quartermastering, the relationship between commissioner and quartermaster in quartermastering in comparison to project management. Master thesis Leiden University, Section Social and Organisational Psychology.
• Janssen, H. (2014). Handboek Kwartiermaken: Een gids voor het opzetten en (her)inrichten van organisaties. Leiden: Stichting Kwartiermakersgilde.
• Kwartiermaker (GGD). (2020, 5 september). ZTalks. Verkregen 1 februari, 2021 van https://www.zzp-opdrachten.nl/vacatures/vacature-kwartiermaker-ggd-380410-11.html
• Lievers, J. H. (2013). Quartermastering in Practice: A study into the work of change managers in the Dutch Public Sector. Master thesis Leiden University, Section Social and Organisational Psychology.
• Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. (2020). Antwoorden op Kamervragen van de leden Hijink (SP) en Ploumen (PvdA) aan de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport over onafhankelijk advies over welke lessen geleerd kunnen worden van de coronamaatregelen (2020Z13984).
• Schmidt, J. (2017). Should quartermasters train their coping style and psychological capital? (Master’s thesis, Leiden University). Leiden: leiden University.
• Voskes, J.A. (2018). Negotiating Quartermasters: Preferred negotiation style and the influence of time pressure, uncertainty, trust and the constituency (Master’s thesis, Leiden University). Leiden: leiden University.
• Voskes, J.A. et al. (2020). Waarom kwartiermakers juist nu zo belangrijk zijn. Tijdschrift voor Coaching, 15(3), 96-101.
• Voskes, J.A. (2020). De kwartiermaker en de coach. Tijdschrift voor Coaching, 15(4), 75-79. 

Geïnteresseerd in het vak kwartiermaken?

• In het handboek kwartiermaken vind je alles over het vak kwartiermaken.
• Volg onze unieke online opleiding tot kwartiermaken.
• Schrijf je in voor onze nieuwsbrief.